خططي ليومك بنجاعة

إذا أردتِ أن تقومي بأشغالك وتعتني بعائلتك وتستمتعي خلال يومك، لابد لك من تنظيمه، وهذه المقالة ستساعدك على بلوغ ذلك بكل سهولة

هل مررت بهذا من قبل؟ العديد من الأشغال تنتظرك خلال يومك، تستيقظين صباحا ولا تجدين رأس الخيط، من أشغال المنزل الى الواجبات المدرسية والعملية، وكذلك مسؤولياتك العائلية، تتراكم عليك الاعمال ولا تجدين حلاً، فتدادين قلقاً وتوتراً؟ جميعنا مررنا بهكذا أوقات، فلا تقلقي لدينا الحل.

سنقدم لك اليوم مجموعة طرق تخطيط اليوم لجعله أكثر انتظاما ولتجدي وقتا لنفسك حتى ترتاحي. لكل منّا روتين حياة فريد من نوعه، وانشغالات مختلفة، لذلك ننصحك بتجربة جميع الطرق المقترحة لمدة من الزمن واختيار أنسبها لحياتك.

قائمة الأعمال

من أبسط الطرق العملية التي تساعدك على انجاز أعمالك هي وضع قائمة، وهذه بعض النصائح التي ستساعدك على احداث فرق في يومك:

  • اكتبي كل الأعمال التي تريدين القيام بها خلال يومك دون استثناء، ودون فرز.
  • رتبيها حسب أولويتها والوقت الذي عليك إنجازها به.
  • أدخلي الأشياء التي تحبين فعلها أو التي ترتاحين أثناء القيام بها.
  • ضعي القائمة في مكان يمكنك رؤيته معظم الوقت حتى لا تنقادي وراء انشغالات عشوائية.

الجدول الزمني للأعمال

هذه الطريقة أكثر دقة من قائمة الأعمال، لكنها صعبة الاتباع لشدة دقتها، لكن هذه الخطوات ستسهل عليك العملية:

  • ضعي قائمة للأشياء التي تريدين القيام بها، وضعي الوقت التقريبي الذي تحتاجينه لإنجازها.
  • رتبي ساعات يومك، من وقت الاستيقاظ الى وقت النوم.
  • رتبي الأعمال حسب أولويتها والوقت الأنسب للقيام بها.
  • ادرجي أوقات راحة بعد كل عمل.
  • إذا كنت من محبي القيلولة، لا تنسي ادراجها.
  • لا تنسي الاهتمام بالذات، الجلسات العائلية، والهوايات.

كل ما عليك فعله الآن هو محاولة الالتزام بهذا الجدول. دوني أي تعليقات أو انتقادات في نهاية اليوم حتى تحسنيها في اليوم التالي.

دفتر اليوميات

إذا وضعنا الفوائد العاطفية الجمة جانبا، تساعدك كتابة أحداث يومك على مراقبة وقتك وكيف تقضينه مما يساعدك على تنظيم وقتك. دوني كل ما تقومين به وحاولي أن تفصلي ما تضيعين فيه وقتك عما تحبين فعله. لتفعلي ذلك، حاولي تدوين أحداث يومك بتقسيمها الى 3 أجزاء: صباح، مساء، وليل، ثم حاولي تذكر ما قمت به – وما كان يفترض بك القيام به – حتى تتمكني من معرفة فيما يضيع وقتك.

هذه الطريقة تساعدك أيضا على متابعة مصاريفك ومدخولك، مما يسهل عليك رسم خطة مالية مستقبلاً.

تقنية البومودورو Pomodoro technique

هي طريقة لتقسيم وقتك، إذا كنت تعانين من نقص التركيز أو كثرة النسيان، فعليك تجربتها. طريقة عملها هو تقسيم وقتك الى فترات عمل، فترات راحة قصيرة، وفترات راحة طويلة. يمكنك إيجاد العديد من التطبيقات والمواقع التي تسهل عليك استخدامها، وهذه الخطوات ستسمح لك ببلوغ أقصى درجة من الإنتاجية من هذه التقنية:

  • اختاري المهام التي تريدين القيام بها، ورتبيها حسب أولوياتها.
  • حددي المجالات الزمنية لفترة العمل، فترة الراحة القصيرة والطويلة، يمكنك استعمال المجالات الأكثر استعمالاً: 25، 5، 20 دقيقة. يمكنك تغييرها حسب المهام وما تريدين فعله أثناء فترات الراحة.
  • اختاري ما ستفعلينه أثناء فترات الراحة، فمثلا، اذا كان العمل يتطلب جهدا فكريا، فتستحسن الحركة أثناء فترة الراحة، واذا كنت تقابلين شاشة الحاسوب، فلابد من إغلاق عينيك لجزء – أو كلّ – فترة الراحة.
  • ابعدي كل ما قد يشتت انتباهك أثناء فترات العمل، يستحسن وضع قائمة حتى تضيفي اليها كل ما تلاحظين أنه يثيرك أثناء عملك.
  • اضبطي المنبه، ابعدي المشتتات، وابدئي العمل أو الدراسة الى أن تنتهي المدة الزمنية، ثم ابدئي فترة الراحة.  
  • بعد أربع فترات عمل – أو خمسة – تبدأ فترة الراحة الطويلة.
  • يمكنك استغلال فترات الراحة للقيام بهواياتك أو للاطلاع على مواقع التواصل الاجتماعي.

مبدأ باريتو: قاعدة 80-20

من بين طرق تخطيط اليوم، مبدأ باريتو أو Pareto analysis، وسميت على اسم عالم الاقتصاد الذي خلص اليها. حيث يقول أنّ عشرين بالمئة (20 %) من الأعمال التي نقوم بها مسؤولة عن ثمانين بالمئة (80 %) من النتائج التي نُحَصِّلها. هذه الفكرة تساعدك على فرز وتنظيم مجهودك وأعمالك حسب الأولويات. لتطبيق هذا المبدأ عليك:

  • دوني المشاكل التي تواجهينها خلال يومك، كتراكم الثياب أو نسيان الواجبات.
  • حاولي إيجاد المسببات الرئيسية لهذه المشاكل، مثلا: متابعة الأفلام او عذم القدرة على تحديد الأولويات.
  • رتبي هذه المشاكل ورقميها من 1 الى 10 حسب الأهمية من الأبسط الى الأكثر أهمية وتعقيدا.
  • ضعي هذه المشاكل في مجموعات تشترك في نفس المسببات.
  • اجمعي أرقام المشاكل في كل مجموعة، المجموعة ذات أنكبر مجموع هي التي عليك البدء بها.

يمكنك استخدام هذه التقنية في أي مجال من حياتك، عمل، دراسة، مشروع. كلما كنت أكثر دقة، كلما كانت النتائج أحسن.  

مصفوفة ايزنهاور

قد تكون مصفوفة ايزنهاور أو Eisenhower Matrix أبسط وأسرع طريقة تستعملينها لتنظيم أعمالك. سميت على اسم الرئيس الأمريكي السابق الذي طورها أثناء خدمته العسكرية. كلما عليك فعله هو وضع مهامك في أربع مجموعات حسب أهميتها وعجلتها.

  1. مهمة ومستعجلة: هذه مهام عليك القيام بها قبل أي شيء آخر.
  2. مهمة وغير مستعجلة: عليك التقرير متى عليك القيام بها، لأنها مهمة وقد تنسين القيام بها كونها غير مستعجلة.
  3. غير مهمة ومستعجلة: هنا عليك التفويض، اما عليك القيام بها ان كان لديك الوقت، أو الاستعانة بشخص للقيام بها.
  4. غير مهمة وغير مستعجلة: معظم هذه المهام يمكنك ازالتها من القائمة إلاّ إذا كان لديك الوقت بعد الانتهاء من المجموعات الثلاثة السابقة.
مصفوفة ايزنهاور

قانون باركينسون

هو قانون وضعه المؤرخ سيريل باركينسون Cyril Parkinson، حيث يقول أنّ الأعمال والمهام التي علينا القيام بها تتوسع حسب الوقت المتبقي لإتمامها. حسب تلك المقولة، نستخلص النقاط التالية:

  • حددي وقتا للمهام غير المحددة بوقت.
  • قسمي المهام الكبيرة وذات الوقت الطويل لإتمامها الى أجزاء ذات مواعيد أقصر ومحددة.
  • ضعي مواقيت مبكرة ومحددة، فبدل قول ” عليّ انهاء المهمة قبل نهاية اليوم.” قولي: “عليّ الانتهاء قبل الرابعة مساءًا.”
  • استخدمي العوامل الخارجية لإجبارك على إتمام المهام، مثلا:
    • اعملي على الحاسوب بدون شاحن، حتى تنهي المهمة قبل فراغ البطارية.
    • شغلي الغسالة وحاولي إتمام المهمة قبل انتهائها نت الغسيل.
Total
0
Shares
اترك تعليقاً
Related Posts
Read More

اكتشفي معنا فوائد اليوغا

تعرفي معنا على السبب وراء اختيار الكثيرين حول العالم ممارسة اليوغا، وكيف يمكنك ادراجها ضمن روتين حياتك اليومية بسهولة.
Read More

كيف تخلصين بيتك من الحشرات

إليك مجموعة من النصائح والحلول التي ستساعدك على إبقاء بيتك نظيفا والتخلص من الحشرات المزعجة في منزلك التي تؤثر على راحتك وراحة أهلك.
Read More

جزيرة بمبم بالو

أرسلي أبنائك الى عالم الأحلام بهذه القصة القصيرة عن جزيرة "بمبم بالو" ليتخيل المغامرات التي قد تحدث له كمستكشف على هذه الجزيرة الخيالية.